Ochrona danych osobowych (RODO) - Sąd Rejonowy w Kamieniu Pomorskim

REALIZACJA OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej RODO, przedstawiamy poniżej informacje w zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych:

Dane Administratora oraz kontakt do Inspektora Ochrony Danych

Sąd Rejonowy jest Administratorem danych osobowych przetwarzanych w postępowaniach sądowych w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej.

Współadministratorami danych osobowych przetwarzanych w sądowych systemach teleinformatycznych (np. sprawowanie wymiaru sprawiedliwości, działalność administracyjna, czynności kadrowo – finansowe, itp.) jest Sąd Rejonowy w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej, Prezes Sądu Rejonowego, Dyrektor Sądu Okręgowego oraz Minister Sprawiedliwości w ramach realizowanych zadań. Minister Sprawiedliwości przetwarza dane, w tym dane osobowe znajdujące się w sądowych systemach teleinformatycznych, wyłącznie w zakresie niezbędnym dla realizacji ustawowych zadań Ministra Sprawiedliwości, w szczególności związanych z informatyzacją sądownictwa.

Natomiast w ramach ustawowych i powierzonych zadań związanych z informatyzacją sądownictwa lub obsługą informatyczną sądów współadministratorami danych są również:

1)    Dyrektor Sądu Apelacyjnego w Szczecinie dla sądowych systemów teleinformatycznych centralizowanych na obszarze apelacji szczecińskiej oraz sądowych systemów lokalnych;

2)    Dyrektor właściwego sądu apelacyjnego, któremu Minister Sprawiedliwości powierzył do wdrożenia i utrzymania sądowe systemy teleinformatyczne o zasięgu ogólnokrajowym (tzw. systemy centralne).

Prezes Sądu Rejonowego w Kamieniu Pomorskim, Dyrektor Sądu Okręgowego w Szczecinie oraz Minister Sprawiedliwości – każdy
w zakresie realizowanych zadań – są Administratorami danych osobowych:

1) sędziów i sędziów w stanie spoczynku oraz asesorów sądowych,

2) referendarzy sądowych, asystentów sędziów, dyrektorów sądów oraz ich zastępców, kuratorów sądowych, aplikantów aplikacji sądowej, aplikantów kuratorskich, urzędników oraz innych pracowników sądów,

3) biegłych sądowych, lekarzy sądowych, mediatorów oraz ławników,

4) kandydatów na stanowiska wymienione w pkt 1 i 2.

Administratorem danych przetwarzanych w celu wykonania zadań lub obowiązków przez kuratorów sądowych jest Prezes Sądu Rejonowego, w którym kurator sądowy pełni obowiązki służbowe.

Administratorami danych osobowych przetwarzanych w związku z działalnością administracyjną sądów jest Prezes Sądu Rejonowego, Dyrektor Sądu Okręgowego oraz Minister Sprawiedliwości w ramach realizowanych zadań.

Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania

Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana  danych osobowych mogą być:

-      banki w celu obsługi dokonywanych transakcji;

-      podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;

-      osoby fizyczne oraz podmioty, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa;

-      podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora w celu świadczenia usług – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego;

-      osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna lub dokumentacja postępowania w oparciu
o art. 18 – 19 oraz 74 – 76 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

W niektórych sytuacjach Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane, jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora.

Okres przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu

Realizacja praw osób, których dane dotyczą

Prawo wniesienia skargi do Organu Nadzorczego

Informacja o wymogu / dobrowolności podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest, w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych:

• wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie danych osobowych następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
• wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy;
• dobrowolne, w przypadku gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, których dane dotyczą.

Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało nie zrealizowaniem celu, dla którego dane miały być przetwarzane.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Pani/Pana dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również w formie profilowania.

Informacja o przekazywaniu danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej

Pani/Pana dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w przepisach prawa.

Informacja o zasadniczej treści wspólnych uzgodnień Współadministratorów w zakresie przetwarzania danych osobowych w sądowych systemach teleinformatycznych

1.     Współadministratorzy wspólnie administrują Pani/Pana danymi osobowymi w następujących celach:

a)    realizacja ustawowo określonych kompetencji w zakresie informatyzacji sądownictwa i współdziałanie w tym obszarze poprzez centralizację sądowych systemów teleinformatycznych i zasobów teleinformatycznych zmierzającą do budowy jednolitego scentralizowanego środowiska teleinformatycznego służącego do bezpiecznego przetwarzania danych, w tym
w szczególności danych osobowych; 

b)    współdziałanie przy realizacji zadań i obowiązków dotyczących utrzymania i rozwoju sądowych systemów teleinformatycznych oraz infrastruktury niezbędnej do zapewnienia właściwego funkcjonowania tych systemów;

c)     współdziałanie w zakresie dostępu do danych, w tym danych osobowych, w zakresie niezbędnym do wykonywania czynności służbowych przez administratorów systemów teleinformatycznych;

d)    współdziałanie w zakresie informatyzacji sądownictwa mające na celu optymalizację kosztów funkcjonowania resortu sprawiedliwości;

e)    zapewnienie jednolitego poziomu świadczonych usług, obsługi sądowych systemów teleinformatycznych i zapewnienia bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych przetwarzanych w tych systemach;

f)      dążenie do uregulowania zasad dotyczących funkcjonowania, utrzymania i korzystania z sądowych systemów teleinformatycznych, aby odpowiadały one w pełni przepisom o ochronie danych osobowych, a także by spełniały wymagania bezpieczeństwa informacji i cyberbezpieczeństwa przewidziane dla tego typu systemów oraz uwzględniały zalecenia i rekomendacje wydawane przez właściwe w tym obszarze podmioty i instytucje.

2.     Współadministratorzy przetwarzając dane osobowe w sądowych systemach teleinformatycznych  zobowiązani są do:

a)     wdrożenia i stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych we wdrażanych, utrzymywanych i użytkowanych sądowych systemach teleinformatycznych, spełniających wszystkie wymogi zapisów RODO i pozostałych przepisów w zakresie ochrony danych osobowych, a także wymagania przewidziane dla bezpieczeństwa informacji i ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa;

b)     zagwarantowania zdolności do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności sądowych systemów teleinformatycznych, a także zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych w razie incydentu lub naruszenia ochrony danych osobowych;

c)     regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania, uwzględniając przy tym stan wiedzy technicznej, koszty oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania danych osobowych oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze;

d)     wzajemnego, niezwłocznego informowania się o zidentyfikowanych ryzykach, bądź podatnościach mających wpływ na przetwarzanie danych w użytkowanych sądowych systemach teleinformatycznych;

3.     Współadministratorzy oświadczają, że przetwarzają dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO oraz w takim zakresie, w jakim zachodzi jedna z podstaw przetwarzania wskazana w art. 6 lub 9 RODO;

4.     Klauzula informacyjna względem osób, których dane dotyczą realizowana jest przez właściwego współadministratora, który wprowadza Pani/Pana dane do sądowych systemów teleinformatycznych, poprzez udostępnienie jej w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej (Biuletynie Informacji Publicznej);

5.     Realizacja Pani/Pana praw w zakresie przetwarzania danych osobowych, wykonywana będzie przez Administratora, który dane wprowadza i przetwarza w sądowych systemach teleinformatycznych;

6.     W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony Pani/Pana danych osobowych znajdujących się w sądowych systemach teleinformatycznych – Współadministratorzy uzgadniają odpowiedzialnego za wywiązanie się z obowiązków, o których mowa w art. 33 RODO (w tym odpowiedniego dokonania zgłoszenia naruszenia ochrony danych organowi nadzorczemu) oraz art. 34 RODO (poinformowania o zaistniałym naruszeniu podmiotów danych), przy czym obowiązek poinformowania wynikający z art. 34 RODO będzie realizował każdorazowo ten ze Współadministratorów, który wprowadził dane do sądowego systemu teleinformatycznego;

7.     Współadministratorzy zobowiązują się do ograniczenia dostępu do danych osobowych wyłącznie przez osoby, których dostęp do danych jest potrzebny do realizacji wspólnych celów;

8.     Współadministratorzy mogą powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotowi przetwarzającemu przy zachowaniu wymogów wynikających z RODO, a w szczególności wymogów art. 28 RODO. Każdy ze Współadministratorów może powierzyć przetwarzanie danych osobowych tylko w zakresie, w jakim przetwarzanie to przysługuje temu współadministratorowi.

[1] Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze

[2] Art. 9 ust. 2 lit. f RODO - przetwarzanie jest niezbędne w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy

[3] Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy

[4] Art. 9 ust. 2 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej

[5] Art. 6 ust.1 lit. a RODO - osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych